МІНІСТЕРСТВО ТРАНСПОРТУ ТА ЗВ'ЯЗКУ УКРАЇНИ

Наказ N 95

Про затвердження Інструкції з діловодства у Міністерстві транспорту та зв'язку України

(від 06.02.2007)

 

У зв'язку зі змінами у структурі Міністерства та впровадженням автоматизованої реєстрації та обліку документів, з метою приведення діловодних процесів у Міністерстві транспорту та зв'язку України до сучасних умов та вимог чинного законодавства НАКАЗУЮ:

 

1. Затвердити Інструкцію з діловодства у Міністерстві транспорту та зв'язку України (додається).

 

2. Керівникам Урядових органів та структурних підрозділів центрального апарату Міністерства, Державної адміністрації залізничного транспорту України, Державної спеціальної служби транспорту, Державної авіаційної адміністрації, Головавтотрансінспекції, ВАТ "Київ-Дніпровське МППЗТ" взяти Інструкцію до керівництва та забезпечити неухильне виконання її вимог.

 

3. Управлінню контролю та діловодства (О.О.Геращенко):

 

3.1. Організувати вивчення положень Інструкції з працівниками, відповідальними за діловодство у структурних підрозділах центрального апарату Міністерства, Державної адміністрації залізничного транспорту України, Державної спеціальної служби транспорту, Державної авіаційної адміністрації, Головавтотрансінспекції, ВАТ "Київ-Дніпровське МППЗТ";

 

3.2. Забезпечити контроль за неухильним дотриманням вимог цієї Інструкції. Здійснювати періодичні перевірки стану діловодства в структурних підрозділах та підпорядкованих державних департаментах, установах, об'єднаннях та підприємствах.

 

4. Визнати такими, що втратили чинність, накази Міністерства транспорту України:

 

- від 05.01.99 N 5 "Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві транспорту України";

 

- від 21.06.2002 N 419 "Про внесення змін до Інструкції з діловодства в Міністерстві транспорту України".

 

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Корнієнка В.В.

 

Міністр М.Рудьковський

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

 

Наказ Міністерства транспорту та зв'язку України
06.02.2007 N 95

 

ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства у Міністерстві транспорту та зв'язку України

 

1. Загальні положення

 

1.1. Інструкція з діловодства у Міністерстві транспорту та зв'язку України (далі - Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності Міністерства транспорту та зв'язку України (далі - Міністерство) і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі їх в архів установи.

 

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.

 

Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами (постанова Кабінету Міністрів України від 27.11.98 N 1893, зі змінами та доповненнями, "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави"; постанова Кабінету Міністрів України від 14.04.97 N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації").

 

1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів у Міністерстві розроблені відповідно до Конституції та законів України, що встановлюють порядок організації та діяльності Міністерства, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Державного комітету архівів України, а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

 

1.4. У Міністерстві застосовується метод повної централізації діловодства.

 

1.5. Ведення діловодства у Міністерстві, методичне керівництво та його організація і контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції, удосконалення і заходи щодо прискорення проходження документів покладається на Управління контролю та діловодства.

 

У структурних підрозділах Міністерства ведення діловодства покладається на визначену керівником підрозділу особу. Зазначені функції вказуються у посадовій інструкції цього працівника.

 

1.6. Загальне керівництво роботою діловодства здійснює Міністр. Міністр (або особа, яка його заміщає) в межах наданих йому прав зобов'язаний:

 

- вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

 

- забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в структурних підрозділах апарату Міністерства та підприємствах, установах, організаціях, що належать до сфери його управління;

 

- не допускати вимагання від підвідомчих установ різних відомостей, звітів, зведень та інших непередбачених нормативно-правовими актами документів, які не викликані необхідністю;

 

- забезпечувати організацію навчання працівників діловодства Управління контролю та діловодства і структурних підрозділів Міністерства.

 

1.7. Організація та контроль за дотриманням строків, встановлених для виконання актів законодавства, доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, звернень та запитів народних депутатів України, наказів та доручень Міністра здійснюється першим заступником Міністра у межах наданих йому прав.

 

1.8. У разі звільнення працівника, його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності всі неоформлені службові документи за вказівкою керівника структурного підрозділу передаються особі, яка його заміщає.

 

1.9. Усе діловодство у Міністерстві ведеться державною мовою, іноземна мова використовується лише у порядку, встановленому законом.

 

2. Документування управлінської діяльності

 

2.1. Документування управлінської діяльності в Міністерстві полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях, а також в електронному вигляді управлінських дій, тобто у створенні документів. Перелік документів, необхідний та достатній для здійснення управлінської діяльності Міністерства, щорічно затверджується як номенклатура справ.

 

2.2. Управлінська діяльність Міністерства здійснюється шляхом видання розпорядчих документів, визначених Положенням про Міністерство транспорту та зв'язку України. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, приймаються спільні розпорядчі документи.

 

2.3. Підставами для прийняття розпорядчих документів є:

 

- Конституція і закони України;

 

- постанови Верховної Ради України;

 

- укази і розпорядження Президента України;

 

- декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

 

- провадження, потреба у правовому регулюванні діяльності.

 

2.4. Розпорядчі документи, що надходять від органів вищого рівня, виконавчої і розпорядчої діяльності для виконання Міністерством покладених на нього функцій і завдань, доводяться до підвідомчих установ шляхом ксерокопіювання разом із супровідним листом.

 

2.5. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

 

2.6. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на колегії, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються у протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань. Розшифрована та оформлена належним чином стенограма зберігається окремо як документ обмеженого користування. Записані на магнітних носіях тексти виступів передруковуються і зберігаються разом із фонозаписом як документ обмеженого користування.

 

2.7. Рішення колегії вводяться в дію наказами Міністерства, які підписуються Міністром або особою, що його заміщує, та доводяться до виконавців і установ, що входять до сфери управління Міністерства, шляхом надсилання їм рішень. Матеріали на колегію розмножує секретар колегії.

 

2.8. Оперативні зв'язки з підвідомчими установами та організаціями, іншими установами та організаціями, окремими громадянами здійснюються через листування.

 

Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або недоцільно здійснити бездокументний обіг інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки, провести інструктування тощо.

 

2.9. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону, телеграфу або телефаксу.

 

3. Приймання, розгляд і реєстрація документів

 

3.1. Приймання документів

 

3.1.1. Усі документи, що надходять до Міністерства, приймаються централізовано у відділі діловодства Управління контролю та діловодства. У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим по Міністерству.

 

3.1.2. У відділі діловодства розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто", та пакети документів, що приходять для участі в конкурсі (постанова Кабінету Міністрів України від 01.04.2005 N 234 "Про конкурсний відбір керівників суб'єктів господарювання державного сектору економіки, які мають стратегічне значення для економіки і безпеки держави") та на тендерну комісію (Закон України "Про закупівлю товарів, робіт і послуг за державні кошти". У разі виявлення пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.

 

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за написом на конверті можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

 

3.1.3. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові Управлінням контролю та діловодства.

 

3.2. Попередній розгляд документів

 

3.2.1. Усі документи, що надійшли до Міністерства, підлягають обов'язковому попередньому розгляду начальником відділу діловодства Управління контролю та діловодства. Під час попереднього розгляду документів проводиться їх розподіл на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом Міністерства, виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, перекладу, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям. Після перекладу документи повертаються до відділу діловодства Управління контролю та діловодства для розподілу та реєстрації.

 

3.2.2. Попередній розгляд документів здійснюється у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час.

 

Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

 

3.2.3. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися Положенням про Міністерство транспорту та зв'язку України та його структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурою справ, розподілом обов'язків керівників міністерства, Регламентом Міністерства.

 

3.2.4. Керівникам Міністерства відразу після реєстрації у першу чергу передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем'єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом "невідкладно". Закони України, Постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності Міністерства і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово. Інші документи передаються до структурних підрозділів.

 

3.2.5. Отримання кореспонденції для керівництва Міністерства та структурних підрозділів здійснюється за встановленим графіком помічниками та особами, відповідальними за діловодство у структурних підрозділах.

 

3.3. Реєстрація документів

 

3.3.1. Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом друку штрих-коду умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим скануванням та внесенням у комп'ютерну базу даних.

 

3.3.2. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної у документах інформації. Перелік документів, що не підлягають реєстрації, наведено у додатку 1.

 

3.3.3. Всі документи реєструються централізовано відділом діловодства Управління контролю та діловодства.

 

3.3.4. Кожного року реєстрація документів починається спочатку з 1-го номера.

 

3.3.5. Реєстрації підлягають документи як ті, що надходять з інших установ і від громадян, так і ті, що створюються і використовуються у Міністерстві.

 

3.3.6. Кожен документ реєструється лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час; створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

 

3.3.7. Окремо реєструються:

 

а) у відділі діловодства Управління контролю та діловодства:

 

- закони України;

 

- акти та кореспонденція Верховної Ради України;

 

- акти та кореспонденція Президента України;

 

- акти та кореспонденція Кабінету Міністрів України;

 

- накази з основної діяльності Міністерства;

 

- документи обмеженого користування з грифом "ДСК";

 

- окремі доручення;

 

- протокольні рішення;

 

б) в Управлінні кадрів:

 

- накази з особового складу (про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, про накладання стягнення) працівників центрального апарату;

 

- про надання відпусток;

 

в) в Управлінні бухгалтерського обліку та звітності:

 

- накази з адміністративно-господарських питань;

 

- бухгалтерські документи;

 

- заявки на матеріально-технічне забезпечення тощо.

 

3.3.8. Реєстрація документа полягає у нанесенні на ньому умовного позначення (штрих-коду) - реєстраційного номера, який складається із трьох груп цифр, відокремлених рискою з нахилом. Наприклад: 13604/0/4-06, який включає:

 

перша група визначає порядковий номер документа в картотеці;

 

друга група визначає порядковий номер документа в групі документів у листуванні до вже зареєстрованого номера;

 

третя група складається з індексу картотеки, а через тире останні дві цифри - рік реєстрації.

 

3.3.9. Для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення персональним комп'ютером.

 

 3.3.10. Прийом документів, що надходять до Міністерства, та їх відправка іншим адресатам здійснюється за реєстрами (додаток 2, 3).

 

3.3.11. Автоматизована реєстрація документів забезпечує формування банку реєстраційних даних і банку самих документів, які забезпечують працівників Міністерства інформацією щодо проходження та стану виконання документів. Доступ до повної бази даних всіх документів здійснюється централізовано на автоматизованих місцях Управління контролю та діловодства. Рівень доступу до бази даних документів працівників інших структурних підрозділів залежить від покладених на них функцій, вирішуваних ними завдань та визначається керівником відповідного структурного підрозділу та узгоджується з керівником Управління контролю та діловодства або особою, що його заміщує.

 

4. Складання та оформлення службових документів

 

4.1. Складання документів

 

4.1.1. Для складання службових документів у Міністерстві використовується папір форматів А3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

 

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

 

  4.1.2. Усі службові документи повинні оформлятися на бланках Міністерства. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції.

 

Встановлюються наступні види бланків: загальний бланк для листів і для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додаток 4), бланк Міністра (додаток 5), бланк в.о. Міністра (додаток 6), бланк першого заступника Міністра (додаток 7), бланк заступника Міністра (додаток 8), бланк наказу (додаток 9).

 

Документи внутрішнього складу (службові довідки, доповідні записки, пояснення, заяви тощо) оформляються не на бланках.

 

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць.

 

Бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері або папері світлих тонів фарбами яскравого кольору. Бланки документів повинні мати такі береги, мм:

 

30 - лівий;

 

10 - правий;

 

20 - верхній та нижній.

 

4.1.3. Загальні бланки для листів і для інших видів організаційно-розпорядчих документів (додаток 4) нумеруються, підлягають суворому обліку та чіткій звітності щодо їх використання. На бланку повинні бути усі реквізити, якими користується Міністерство (поштова адреса, номер телефону приймальні, номер факсу та електронна адреса). За організацію обліку та звітність бланків несуть відповідальність посадові особи, на яких покладені обов'язки організації та ведення діловодства.

 

4.1.4. Документи особового складу (заяви працівників, службові довідки, доповідні записки, пояснення тощо) оформляються не на бланках.

 

4.1.5. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожен документ повинен містити одне питання. Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

 

4.1.6. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів тощо, що не несуть змістового навантаження.

 

Зміст документа має бути пов'язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

 

4.1.7. Документ оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів. Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, в другій - висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

 

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ - розпорядчу частину без констатуючої, лист - прохання без пояснення.

 

Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо.

 

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

 

4.1.8. Частини текстів (розділи, підрозділи) складних документів нумеруються арабськими цифрами з присвоєнням розділу, підрозділу відповідно до числового закону через крапку (приклад 1.1.2, 1.1.3, 2.1.1.)

 

Прізвища, найменування, терміни розміщуються у тексті в алфавітному порядку або іншому прийнятому для даного виду документів порядку.

 

Довільне скорочення найменування установ та окремих слів не допускається.

 

Скорочення слів, які використовуються у документах, повинні бути загальноприйняті.

 

Скорочення найменувань установ та організацій допускається при умові їх визначення чинним законодавством.

 

4.1.9. Проекти рішень колегії, наказів, інструкцій, інших нормативно-правових актів перевіряються виконавцем та Юридичним